Dans la plupart des cas, les bâtiments raccordés à un réseau de chaleur ont un usage collectif, qu’il s’agisse d’habitat ou d’activité tertiaire. Le bâtiment est géré par un organisme dont la désignation et le rôle dépendent de son statut :
Les gestionnaires des bâtiments représentent les usagers des bâtiments chauffés par le réseau. Ils signent les contrats d’abonnement avec l’opérateur, gestionnaire du réseau primaire. Leur rôle est important dans le bon fonctionnement du réseau, car ils doivent organiser la circulation de l’information entre les usagers et l’opérateur.
Tout particulièrement, le gestionnaire du bâtiment doit vérifier les factures reçues de l’opérateur, les régler dans les délais contractuels, répartir les charges correspondantes entre les occupants de l’immeuble et en collecter les montants.
La responsabilité des installations de chauffage et d’eau chaude sanitaire internes à l’immeuble (réseau secondaire) incombe au gestionnaire du bâtiment. Celui-ci en confie généralement l’entretien, la maintenance et la garantie de performances à une société prestataire de services en efficacité énergétique (opérateur du secondaire).